În căutarea celor mai bune soluții pentru optimizarea costurilor și pentru gestionare eficientă a documentelor, tot mai multe companii optează pentru trecerea de la arhivarea tradițională la metode moderne. Una dintre aceste metode este retrodigitizarea, un proces care te ajută să ai la indemana documentele fizice, deoarece presupune transpunerea lor din format fizic/analogic, in format digital, accesibil de oriunde și oricând. Dacă ești interesat să faci trecerea de la arhivarea fizică la retrodigitizare, iată care sunt documentele care pot trece prin acest proces și alte detalii importante despre acesta.
Ce este retrodigitizarea?
Retrodigitizarea este procesul prin care un document emis în format fizic este scanat cu ajutorul unor softuri speciale și transformat în document digital, mult mai ușor de manipulat și stocat. Prin serviciile de retrodigitizare arhiva, costurile aferente arhivării sunt reduse, iar resursele alocate acestui proces sunt optimizate. Documentele sunt stocate digital, ceea ce permite un acces facil și rapid, eliminând necesitatea spațiilor fizice de depozitare și a gestionării manuale. Este important de menționat că scanarea și retrodigitizarea documentelor nu înlocuiesc în mod automat necesitatea păstrării arhivei fizice, aceasta fiind în continuare supusă reglementărilor legale privind arhivarea.
Ce tipuri de documente pot fi retrodigitizate?
Cele mai multe dintre documentele unei firme pot fi retrodigitizate, însă înainte de a discuta despre categoriile ce pot fi procesate în acest fel, este important de menționat faptul că și arhiva de acest tip necesită realizarea unui nomenclator arhivistic. Un nomenclator arhivistic reprezintă un instrument util în organizarea documentelor, acesta stabilind termenul de păstrare al fiecărui document introdus în arhivă. În acest fel ai o evidență completă a termenelor documentelor, putând ști mult mai ușor care sunt documentele care mai trebuie să fie păstrate, care sunt documentele al căror termen se apropie de expirare și care dintre documente au termenul depășit și necesită distrugere.
Documentele care pot fi retrodigitizate sunt:
Documentele contabile
Documentele contabile sub formă de bonuri, facturi sau chitanțe pot fi scanate și introduse în arhiva retrodigitizată, iar termenul de păstrare al acestor acte este de 5 până la 10 ani.
Acte juridice
Actele de la înființarea firmei, actele adiționale la acestea sau hotărârile judecătorești definitive pot fi scanate și trecute în arhiva retrodigitizată. Termenul de păstrare al acestor documente este permanent, ceea ce înseamnă că ele nu pot fi distruse pe durata activității firmei.
Documente de personal
Unele dintre cele mai importante documente, atât pentru firmă cât și pentru angajați, sunt documentele de personal. Contractele de muncă, fișele de post, dosarele de personal, statele de plată, deciziile de încetare a contractelor, deciziile de suspendare, adeverințele de vechime și stagiile de cotizare, precum și toate documentele de resurse umane, pot fi retrodigitizate. Termenul de păstrare al acestor acte este de 75 de ani, conform legislației în vigoare.
Documente istorice sau confidențiale
Documentele istorice sau confidențiale pot fi retrodigitizate, iar lucrând cu o firmă specializată, precum Arhivatorul, te bucuri de siguranță și protecția intimității datelor. Retrodigitizarea este un proces eficient de arhivare care te ajută să optimizezi procesul de consultare a documentelor și să economisești timp.
Alege să lucrezi cu specialiști în domeniu pentru a te asigura că documentele firmei tale și informațiile conținute de acestea sunt în siguranță.
